Regen, regen en nog eens regen! Een prachtige dag dus om een bezoek te brengen aan Nederlands grootste en jongste waterbedrijf. Vitens ontstond in mei 2002 uit de fusie tussen drie grote Nederlandse waterbedrijven: Nuon Water, Waterbedrijf Gelderland en Waterleiding Maatschappij Overijssel. Ruim anderhalf miljoen Nederlandse gezinnen, bedrijven en instellingen in Friesland, Gelderland, Overijssel, de Noordoostpolder en een aantal gemeenten in Drenthe rekenen op Vitens voor hun drinkwatervoorziening. Vitens voorziet daarmee in de primaire levensbehoefte van ruim vier miljoen mensen.
Centralisering vereist een mobiele printoplossing
Nog voor de oprichting van Vitens, voerde Waterbedrijf Gelderland vier jaar geleden een reorganisatie door; van decentraal naar centraal. Vroeger werkte het waterbedrijf vanuit de districtskantoren waar vooral lokale mensen werkten. De monteurs kwamen elke dag langs om hun taken en opdrachten van die dag op te halen en om hun administratie van daaruit te verzorgen.
Vandaag worden alle binnenkomende meldingen (telefonisch, brief, e-mail, fax etc) van klanten in een centrale database opgeslagen en beschikken de monteurs over een mobiel kantoortje in hun servicewagen. Om de dispatching (het toewijzen van taken en opdrachten aan een monteur) vlot te laten verlopen, werkt Vitens met het Oracle Mobile Field Service systeem. De medewerkers in het klantencontactcentrum sturen de orders nu draadloos naar de laptop van de monteur, die kan daar op zijn beurt met de volledige aangeleverde informatie de order uitvoeren en de daaruit voortvloeiende administratieve taken ter plekke invoeren. Het systeem zorgt ervoor dat deze informatie teruggestuurd wordt naar de centrale database en dat deze van daaruit doorgegeven wordt aan andere informatiesystemen van de Vitens organisatie (logistiek, urenadministratie, klanteninformatie, financiën, managementinformatie). Daarenboven kan men met dit nieuwe systeem en via GPS de locatie van de monteur visueel op het scherm zoeken zodat de reactietijden op calamiteiten beter beheerst worden. Vermits de monteur nu onmiddellijk van thuis uit naar zijn eerste klant rijdt, moet hij de opdrachten en digitale tekeningen van het leidingnet van een bepaalde straat uit zijn database kunnen opvragen.
"Het is niet echt praktisch, als je een waterleiding moet repareren die 50 meter in het veld ligt, om elke keer opnieuw naar je laptop in je busje te hollen om de situatie van het leidingnet op het scherm van de laptop af te lezen. Daarom is het heel handig dat je een afdruk mee kan nemen." aldus René Vels, technicus bij Vitens. Daarenboven moet de monteur de klanten een bewijs laten ondertekenen van de uitgevoerde reparaties. Vermits zij niet langer voor elke oproep op kantoor langskomen moet men dit bewijs ter plaatse kunnen printen. Door deze centralisering werd een mobiele printeroplossing dus absolute noodzaak.
Thermische printers water-, vuil- en weersbestendig
Tijdens de testfase van het nieuwe dispatchingsysteem opteerde Vitens voor mobiele inktjetprinters. Jos Lenoir, applicatiebeheerder bij Vitens, legt uit dat ze de aankoop van thermische mobiele printers destijds ook al overwogen hadden, maar dat ze duur bleken - een beslissing waar ze later op terug zouden komen. De inktjetprinters bleken niet bestand tegen de extreme werkomstandigheden waarmee men in een waterbedrijf te kampen heeft. De technici moeten immers waterleidingen herstellen en daarna in hun servicewagen de administratie verrichten, modder, zand en vocht nemen ze vanzelf mee in de bus. Deze busjes staan trouwens in alle weersomstandigheden buiten, zomer en winter, met alle gevolgen vandien. Gewoon A4-papier wordt dan vochtig, trekt daardoor scheef in de printer of de inkt pakt niet op het papier. De monteurs hebben ook vaak vieze handen, daardoor is het dus niet echt handig om elk A4-velletje afzonderlijk in de printer in te voeren. De printerkoppen worden ook snel vuil indien het papier scheef door de printer wordt getrokken, of in het ergste geval vast in de printer komt te zitten. In het noorden van Nederland kan het daarenboven erg koud worden, waardoor de inkt begint te stollen en bij warm weer drogen de printerkoppen uit. Bij regenweer loopt de inkt uit en worden uitgeprinte leidingnettekeningen of opdrachten niet langer leesbaar.
Bovendien was het systeem niet gebruiksvriendelijk: inktpatronen moesten te pas en te onpas vervangen worden, de printer deed het soms helemaal niet meer en er moest regelmatig een technicus bijgehaald worden.
"Als je al zoveel problemen hebt met de printer, dan accepteren de mensen een deel van het nieuwe gecentraliseerde werksysteem niet. Je moet er echt voor zorgen dat de monteur in het veld weinig moeite moet doen om efficiënt met het systeem te werken. Je moet hem met andere woorden in staat stellen zijn werk uit te voeren zoals vroeger en het werken met de laptop en printer moet op rolletjes lopen." vertelt Jos Lenoir. Om het vertrouwen van de monteurs in de gecentraliseerde werkwijze terug te winnen, ging Jos Lenoir op zoek naar andere mobiele printeroplossingen en kwam zo bij de Pentax PocketJet terecht.
PocketJet II zorgt voor algemene tevredenheid
Jos Lenoir maakte eerder dit jaar een afspraak met een afgevaardigde van Pentax Technologies en mocht een mobiele thermische PocketJet-printer uitproberen. De enkele monteurs waarbij de PocketJet-printers geïnstalleerd werden, waren uitermate tevreden.
Vervolgens contacteerde Jos Lenoir PCA Mobile, de officiële distributeur van de Pentax PocketJet-printers in Nederland. Vitens werkte reeds samen met Micropoint voor al hun hardwaresystemen, levert PCA Mobile de PocketJet II aan Micropoint, die nu instaat voor de installatie en het onderhoud.
Momenteel is de PocketJet geïnstalleerd in 68 wagens en de respons is verbluffend. Jos Lenoir concludeert: "Ondanks het feit dat een thermische printer iets meer kost, besparen we op een heleboel storingen en inktpatronen en zijn de gebruikers heel tevreden."
René Vels valt hem bij: "Dankzij het speciale papier van Pentax kunnen we nu onze leidingnettekeningen en opdrachten uitprinten en meenemen zonder dat de inkt uitloopt. Nu kunnen we ook in regenweer alle details op de tekeningen aflezen. En voor de klant ziet het er ook een stuk verzorgder uit indien deze een afdruk van ons krijgt zonder doorgelopen inktvlekken."
Gebruiksvriendelijkheid is een andere belangrijke troef van de PocketJet II. De PocketJet heeft slechts één onderdeel dat de gebruiker zelf moet vervangen: het papier. Vitens opteerde voor papier op rol dat geleverd wordt met een stevige metalen houder. Met één rol Pentax-kwaliteitspapier kan men immers 100 vellen afdrukken. De printer is bovendien zo compact, dat mede door de houder deze nu aan de wand van de kantoorunit is gemonteerd, wat nog eens ruimte bespaard heeft ten opzichte van de vorige printer.
De Pentax PocketJet is bovendien compatibel met alle operating systems en kent een heel eenvoudige installatie - diskette insteken, kabel inpluggen en klaar. Extreme werkomstandigheden zorgen ervoor dat er veel stof in de wagen terechtkomt, toch vraagt deze mobiele thermische printer slechts één keer om de drie maanden een onderhoud. Pentax levert bovendien een instructie mee, waarin gedetailleerd staat beschreven hoe men de PocketJet II moet schoonmaken. De PocketJet-gebruiker behoeft dus geen opleiding.
Ook voor anderen een aanrader
Vitens werkt sinds mei 2003 met de Pentax PocketJet II-printer en heeft het systeem geïnstalleerd in 68 wagens. Voorlopig is dus de printeroplossing alleen in Gelderland toegepast. Door de fusie is Vitens nu bezig om hun systemen op elkaar aan te passen en om te zetten in SAP. De eerste modules van SAP zullen per 1 januari 2004 worden geïmplementeerd. Voor dit dispatchingsysteem zullen wij Vitens-breed een oplossing bouwen.
Jos Lenoir voegt nog toe: "We zullen onze huidige ervaring met de werkwijze doorgeven naar Overijssel en Friesland en ik blijf dit systeem van printers aanbevelen, ook aan andere bedrijven die mobiele printers nodig hebben, want ik hoor van hen eveneens dat printen een probleem vormt."
Bron: Pentax
