Voor veel organisaties is de print- of documentoplossing bijzaak. Ondernemers willen bezig zijn met ondernemen en randverschijnselen zoals het optimaliseren van documentwerkstromen klinken dan niet erg aantrekkelijk. Deze instelling is begrijpelijk, want aanbieders hebben nogal eens de neiging om het ingewikkelder te maken dan nodig is. Toch valt er veel geld te besparen met goed documentbeheer. En dat spreekt ondernemers en systeembeheerders ongetwijfeld aan. De volgende vragen kunnen hierin als leidraad gebruikt worden.
1. Hoeveel print ik nou eigenlijk echt?
Het blijkt dat amper de helft van alle organisaties weet hoeveel er eigenlijk geprint wordt. Maar de printhoeveelheid is wel van groot belang bij de keuze voor de juiste hard- en software. De eerste stap is dus om in kaart te brengen hoeveel er wordt geprint. En dat is iets waar fabrikanten als OKI of de resellers makkelijk mee kunnen helpen. Met behulp van zeer eenvoudig te gebruiken tools kan men over een periode van bijvoorbeeld drie of zes maanden exact bepalen wat het verbruik is. Niet alleen de totale hoeveelheid prints, maar ook het gebruik van kleur, A4 versus A3 en het type printopdrachten. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld nog steeds meerdere geldverslindende A3-copiers, terwijl er op dit formaat amper wordt geprint. Die organisaties zijn vaak beter uit met de nieuwe generatie slimme A4- multifunctionals. Deze bieden, buiten printen op A3-formaat om, dezelfde functionaliteit voor een fractie van de kosten.
2. Wie mag wat printen en hoeveel kost me dit?
Het aantal prints geeft een duidelijke eerste indicatie van de situatie binnen een organisatie. Maar dat is niet genoeg om te bepalen welke apparatuur het meest geschikt is voor het bedrijf. Belangrijker is het om te inventariseren hoe het aantal prints te verminderen. Moeten administratief medewerkers bijvoorbeeld in kleur kunnen printen? En is het niet verstandig de standaard printinstelling op ‘dubbelzijdig’ printen te zetten? Dit scheelt al snel veertig procent aan papier. Het is belangrijk dat medewerkers zich bewust zijn van de kosten die gemoeid zijn met het aantal prints. Met slimme software wordt dit voor elke organisatie inzichtelijk. Zo blijft het printgedrag onder controle op zowel bedrijfs- als afdelingsniveau, of indien gewenst zelfs op individueel niveau.
3. Wat kan er eigenlijk worden gedigitaliseerd?
Vaak zijn ook de traditionele processen binnen organisaties debet aan te hoge printvolumes. Daarom is het belangrijk dat organisaties kijken naar de manier waarop wordt omgegaan met huidige documentenstromen. Wat kan gedigitaliseerd worden? En hoeveel van deze documenten worden alsnog uitgeprint en voorzien van een handtekening en/of stempel voor het fysieke archief? ‘Verrassend genoeg gebeurt dat vandaag de dag nog bij menig organisatie’, zegt Erwin Bader, Country Manager Nederland bij OKI. ‘Uit onderzoek blijkt dat vijfentwintig procent van alle van origine digitale documenten wordt afgedrukt en daarna weer gedigitaliseerd. Zonde van de tijd en het geld dat hiermee gepaard gaat. Niet alleen vanwege het papier- en tonerverbruik en de afschrijving op de apparatuur, maar juist ook met betrekking tot productiviteit.’ Kortom, beter en meer digitaliseren van documentenstromen is een must. Met de huidige betaalbare en gebruiksvriendelijke archiefoplossingen kan iedere organisatie snel een digitaal archief aanleggen. Een archief waarbij documenten automatisch doorzoekbaar zijn op inhoud en op basis van specifieke kenmerken en automatisch aan locaties, personen, mappen of afdelingen kunnen worden toegekend.
