In de afgelopen maanden is er veel veranderd waardoor veel mensen en organisaties zich hebben moeten aanpassen. Er wordt veel meer thuisgewerkt, het kantoor is leeg, klanten, verenigingsleden, studiegenoten en collega’s zie je alleen nog maar via een videogesprek.
Deze veranderingen maken dat het in veel gevallen een goed idee is om de samenwerkingsmogelijkheden die je hebt eens goed tegen het licht te houden. Werk je wel slim en kun je wel makkelijk documenten en bestanden delen, zijn ze veilig en heb je alle mogelijkheden tot je beschikking? Met VPN Server, Mail Plus, Drive en Office heeft een netwerkschijf van Synology alles in huis wat je nodig hebt.
Slimmer dan G-Suite of Office 365
Met een nas van Synology heb je alles in huis om veilig en betaalbaar samen te werken. Deze slimme apparaten kunnen namelijk meer dan alleen bestanden delen. Door gebruik te maken van de vele packages die beschikbaar zijn is het een interessant alternatief voor Office 365 of Google G-Suite. Waar die diensten via een maandelijks abonnement moeten worden betaald, betaal je voor een Synology-nas in één keer.
Met een nas haal je veel mogelijkheden en opslagcapaciteit in huis.
Dat is niet het enige voordeel. De bestanden staan op je eigen schijven in je eigen omgeving. Ze blijven dus in het zicht en staan niet op een of andere willekeurige locatie in de cloud. Dat is niet het enige voordeel. Doordat de aanschaf eenmalig is, hoef je je ook geen zorgen te maken over eventuele prijsverhogingen van cloudaanbieders. Dat maakt de keuze voor een nas heel voordelig, en dat geldt zeker als je veel met grote bestanden werkt. In dit artikel bespreken we maar een paar toepassingen die beschikbaar zijn, maar er is meer mogelijk. Je kunt de nas ook koppelen aan beveiligingscamera’s en gebruikmaken van verschillende crm-oplossingen.
Aan de slag
In dit artikel bespreken we een aantal verschillende toepassingen en hoe je daarmee aan de slag kunt gaan. We beginnen met Synology VPN Server, daarna bespreken we Mail Server en als laatste staan we stil bij Synology Office / Note Station en Drive.
VPN Server
Alle Synology nas-apparaten hebben een VPN Server aan boord. Daarmee kun je vanuit een ander netwerk, je mobiel of een hotspot een veilige verbinding maken naar je thuisnetwerk. Zo kun je toegang krijgen tot je nas, maar ook andere netwerkapparaten zijn op deze manier toegankelijk. Tussen jouw apparaat en de server wordt een beveiligde tunnel opgezet waarin anderen niet mee kunnen kijken.
VPN Server moet je via het Package Center installeren.
Dat is wel zo veilig als je op een onbekend netwerk zit en even aan de slag wil met je eigen, vertrouwelijke bestanden. Het instellen van een vpn is erg eenvoudig. In dit artikel gaan we uit van OpenVPN. Synology ondersteunt ook PPTP / L2TP /IPSec.
De installatie is heel eenvoudig. Ga naar het Package Center, download en installeer de VPN Server. Na installatie kun je de server configureren en zie je drie keuzemogelijkheden om in te stellen. Daarna hoef je alleen nog te klikken op inschakelen om de server te activeren.
Na het downloaden van het configuratiebestand en het certificaat kun je bijna aan de slag.
De server is nu geactiveerd, maar daarmee zijn we er nog niet helemaal. Om gebruik te maken van OpenVPN heb je een configuratiebestand en een certificaat nodig, die je via de knop Configuratie Exporteren kunt downloaden. In het zip-bestandje vind je dat certificaat en het bestand. In het configuratiebestand moet je nog even jouw ip-adres invullen. Beide bestanden moet je na het installeren van OpenVPN in de config-folder van dit programma plaatsen.
Dan volgen er nog twee stappen die zijn gericht op het toekennen van de rechten aan de gebruikers van je nas om het vpn te kunnen gebruiken. Deze vind je in het gebruikersbeheer van het Configuratiescherm en onder het kopje Rechten in VPN Server. Daarna is het tijd om de poort vanuit de router of je modemrouter door te prikken naar Synology Server. In het geval van OpenVPN is dat standaard 1194, maar daar kun je ook een andere poort van maken. Hou er rekening mee dat je dit ook moet aanpassen in het configuratiebestand.
Daarna kunnen de gebruikers via vpn verbinding maken met je nas en het netwerk. Om in te loggen kunnen ze dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord gebruiken als op de nas.
Je moet rechten om de vpn te gebruiken toekennen aan de gebruikers.
Ook de Synology-routers hebben vpn-mogelijkheden aan boord. VPN Plus van de Synology-router biedt je ook de mogelijkheid om een site-to-site-verbinding te maken en een gebruiksvriendelijke web-vpn-omgeving op te zetten. Bij een Synology-router is 1 clientlicentie in begrepen, tot 30 september 2020 zijn extra licenties gratis.
Synology Drive en Office
Synology Drive is hét alternatief van de nas-fabrikant voor OneDrive, Google Drive en diensten als Dropbox. Het is een softwareplatform dat op sommige vlakken slimmer is dan die bekende oplossingen. Naast software waarmee je bestanden in - in dit geval je eigen cloud - kunt synchroniseren, kun je precies bepalen welke bestanden je wel en niet wilt synchroniseren. Daarnaast is het ook mogelijk om direct een back-up te maken van je bestanden naar de netwerkschijf en deze dus direct veilig te stellen. Synology Drive bestaat als desktop-app, mobiele app en als website op je eigen nas.
Met Synology Drive kun je bestanden synchroniseren en back-uppen.
Daarnaast heb je nog de mogelijkheid om Drive ShareSync te gebruiken. Dat is een erg aantrekkelijke oplossing als je bijvoorbeeld in een bedrijf, vereniging of andere organisatie met veel grote bestanden werkt. Hoewel werken via het internet heel gebruiksvriendelijk is, kan het continu downloaden van grote bestanden vertragend werken. Door ShareSync in de nacht of op andere momenten de bestanden tussen verschillende Synology nas-apparaten binnen de organisatie te laten synchroniseren, los je dit probleem op.
Synology Drive is niet alleen een manier om bestanden op te slaan, je kunt er ook mee aan bestanden werken. Als je naast Drive ook Office installeert, kun je direct aan de slag met tekstverwerken, het maken van spreadsheets en presentaties. Deze kun je direct in je eigen drive opslaan of delen met anderen, via de teams-folder.
Via het web kun je op Synology Drive aan documenten werken.
Een erg handige extra is Note Station.
Een erg handige extra is Note Station. Dit is niet alleen via het web, maar ook als mobiele app, desktop-app én Apple Watch-app beschikbaar.
Met Synology Chat is je nas een alternatief voor onder andere Slack.
Met Synology Calender biedt overzicht over je agenda.
MailPlus Server
Een Synology-nas bevat ook een zeer uitgebreide mailserver. MailPlus Server wordt geleverd inclusief vijf gebruikerslicenties, een aantal dat je tegen betaling kunt uitbreiden. Ook hier geldt dat het een voordeel kan zijn om baas over eigen data te zijn en te blijven. Mail Plus Server biedt alles wat je van een moderne server mag verwachten, inclusief een aantal slimme extra mogelijkheden. Zo kun je eenvoudig mail migreren vanaf een andere mailserver via imap, en Exchange en Gmail worden ook ondersteund.
De mailserver laat je mail eenvoudig migreren vanaf imap, Exchange en Gmail..
Bij de laatste krijg je wel de melding dat een onveilige app gebruik wil maken van je mailbox. Omdat het alleen voor de migratie gebruikt wordt en je daarna natuurlijk de koppeling uitschakelt, kun je deze check tijdelijk even uitschakelen in Google als je vanuit Gmail wilt migreren. Maak je gebruik van een zakelijk account, dan moet je wel de beheerder zijn om dit aan te kunnen passen. Overigens kan dit een manier zijn om de mail binnen te laten komen bij je bestaande provider, maar ook gebruik te kunnen maken van de voordelen van een eigen server. MailPlus biedt uitgebreide beveiligingsmogelijkheden. Zowel antivirus als antispam is standaard ingebouwd. Via een dashboard kun je precies in de gaten houden hoe het er op dit moment voor staat.
Via dit dashboard hou je de veiligheid van de mailserver in de gaten..
Net als bij VPN Server moet je de gebruikers activeren die gebruik mogen maken van de mailserver. Die vind je onder Gebruikers in het Configuratiescherm of onder Account in het beheervenster van MailPlus. De nas kan zelf direct mail via smtp versturen, maar ook is het mogelijk om gebruik te maken van een relay. Synology biedt een losse webinterface als client voor het beheren van je mail. Daarnaast is er ook een mobiele app die verrassend veel functionaliteit biedt.
Conclusie
De netwerkschijven van Synology bieden veel mogelijkheden. Je kunt niet alleen bestanden delen, ze bieden ook veel mogelijkheden om samen te werken binnen een organisatie of vereniging. Het voordeel ten opzichte van een clouddienst is dat de data van jou zijn en blijven, en je maar één keer hoeft te betalen. Daarnaast is een nas vaak goedkoper én veel sneller als je met grote bestanden werkt.
Bron: Synology
